Quel est le rôle d’une assistante de direction ?
Le métier d’assistant de direction est une fonction stratégique au sein d’une entreprise. La personne qui occupe ce poste assiste les dirigeants ou cadres de structures dans leur rôle de direction. Elle s’occupe des tâches administratives, mais aussi, d’un large éventail de fonctions et activités indispensables au développement de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’une assistante de direction ?
Il existe plusieurs appellations pour désigner la fonction d’assistant de direction (secrétaire de direction, office manager…). L’assistant(e) de direction joue un rôle primordial dans le développement d’une société. Il a pour mission principale d’assurer la gestion administrative et de coordonner les différentes activités d’une structure, sous l’égide de son directeur ou responsable.
Il/elle est à la disposition du dirigeant de l’entreprise et l’assiste dans presque toutes ses tâches. Ceci, pour décharger le (dirigeant) de ses nombreuses obligations, alléger son agenda et lui faire gagner en performance.
En bref, l’assistant(e) de direction veille à la gestion de l’information tant à l’interne comme à l’externe de l’entreprise, s’occupe de l’administration et du suivi des projets. Il/elle est le bras droit du dirigeant d’entreprise.
Quel est le cahier de charge de l’assistant(e) de direction ?
L’assistant de direction a un lourd cahier de charge. En tant que collaborateur directement lié directeur, ses attributs varient selon la taille de l’entreprise qui l’emploie. Cependant, il y a des activités basiques qui sont communes à tout assistant de direction. Ensuite, viennent les fonctions spécifiques. Pour ce qui est des activités classiques relatives à la fonction d’assistant de direction, il y a :
- Le secrétariat (gestion administrative) : rédaction de comptes rendus et rapports de séances, prise de notes, saisie de documents, rédaction et émission/réception de courriers.
- Gestion de la communication à l’interne et à l’externe de l’entreprise : affichages de notes de service et des prises de décisions de la direction, communiqués…
- Préparation et organisation des rencontres et séances de travail de l’entreprise.
- Gestion de l’agenda du directeur ou du responsable de l’entreprise.
- Organisation du planning de travail des services ou équipes de l’entreprise.
- Gestion administrative des contrats
- Auxiliaire à la comptabilité.
- Réception des clients/visiteurs.
- Réception, émission et filtrage des appels téléphoniques.
Par ailleurs, les obligations professionnelles de l’assistant(e) de direction peuvent s’étendre à la détection de fournisseurs et à la négociation. Comme l’explique ce site en recrutement d’assistante de haut niveau, les assistantes de direction ont un large panel de tâches quotidiennes et doivent être polyvalente.
Les fonctions particulières de l’assistante de direction
Comme susmentionné, les tâches de l’office manager évoluent selon la taille de l’entreprise, mais aussi en fonction de son dynamisme et de sa fiabilité. Ainsi, votre patron peut vous confier des tâches plus importantes. Il s’agit notamment de :
- La gestion des ressources humaines : organisation des équipes de travail et des formations, le recrutement. Vous pourrez également être amené à faire le suivi administratif des employés de l’entreprise.
- Effectuer les commandes d’articles, matières premières ou autres éléments indispensables au fonctionnement de l’entreprise. Conjointement, vous assurez le contrôle des livraisons.
- Conception de dossier professionnel et de tableau de bord.
- Le traitement des dossiers confidentiels.
- S’assurer des conditions d’exécution d’un contrat…
Pour assurer pleinement les fonctions ci-dessus présentées, l’assistant(e) de direction doit idéalement avoir un BTS en gestion des PME ou un BTS Support à l’action managériale ou encore un DUT en gestion des entreprises et des administrations. Il/doit travailler sous pression et avoir des qualités morales et des compétences informatiques.